檔案應用申請作業要點

                                                                                     

中華民國107年7月25日二秘字第1072060151號函奉核施行
中華民國112年9月11日二秘字第1122060361號簽奉核修訂

一、交通部高速公路局第二新建工程分局（以下簡稱本分局）為辦理檔案法第三章暨機關檔案管理作業手冊第21章規定有關檔案開放應用事項，特訂定本作業要點。
二、本作業要點所稱檔案，指依照檔案管理程序而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。
三、申請應用本分局檔案，請先至檔案管理局「機關檔案目錄查詢網」(網 址：https://near.archives.gov.tw/)查詢檔案名稱及檔號等相關資訊後，以書面方式提出申請。
四、書面申請請填具檔案應用申請書(附件1)，並得以親送或書面通訊方式為之。
五、本分局受理申請後，按公文收文程序編號、分文，由業務單位審核並為准駁決定，最遲於受理之日起30日內將准駁結果以書面通知申請人；其申請應用程序或要件不備而得補正者，應通知申請人於7日內補正，審核期限並自申請人補正之日起算。
六、駁回申請者，應敘明理由。經核准之書面通知，應載明下列事項：
  (一)核准應用檔案之意旨。
  (二)檔案應用方式、時間及處所。
  (三)檔案應用注意事項及收費標準。
  (四)應攜帶之相關證明文件。
七、業務單位承辦人員審核申請案時，應依規定向檔案管理單位辦理調案，供准駁之參考。
八、本分局檔案應用准駁應依檔案法第18條、政府資訊公開法第18條、行政程序法第46條及其他法令之規定辦理。 
九、核准應用之檔案，如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，僅就其他可公開部分提供之。
十、本分局檔案之應用，以提供複製品為原則。但已敘明有使用原件必要， 經審認合宜者，得提供檔案原件。
十一、申請人(或代理人)經准予應用檔案者，應持審核通知文件，如為授權或委託代理人申請時，應另攜帶授權書或委任書正本(附件2)，依約定日期、時間至本分局檔案應用處所應用檔案，出示其審核通知書原本及身份證明文件，依規定完成登記程序，並於檔案應用簽收單(附件3)確認內容、頁數及件數後簽名。
十二、申請人應用檔案時，本分局檔案管理人員應在檔案應用處所陪同，發現申請人應用檔案時有下列情事之一者，應予制止、停止其應用及記錄之；其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦：
  （一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
  （二）拆散已裝訂完成之檔案。
  （三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
  （四）將檔案攜出檔案應用處所。
  （五）私自進入檔案作業處所或庫房。
  （六）於檔案應用處所大聲喧嘩、飲食、破壞秩序或環境清潔等。
十三、抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，應依著作權法及其相關規定辦理。
十四、檔案應用完畢，經本分局檔案管理人員當場檢視、點收無誤後，將檔案應用簽收單一聯交付申請人收執，並依國家發展委員會檔案管理局所訂「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(附件4)，開立收據收取費用； 未能於約定日期應用完畢者，由本分局檔案管理人員於檔案應用簽收單註記應用情形後，先行辦理還卷，擇日再行調閱。
十五、本分局檔案開放應用服務時間、地點為：
  (一)星期一至星期五上午9時至11時30分；下午2時至4時30分。
  (二)例假日及國定假日不對外開放；有其他特殊原因停止開放時，另行公告周知。
  (三)受理申請地點為本分局秘書室，服務地點為本分局檔案閱覽區。
 十六、本作業要點奉機關首長核定後實施，修訂時亦同。