壹、參加單位：高速公路局南區工程處、新營、新市、古坑、白河、善化、田寮、竹田收費站。

 

貳、觀摩主題：榮獲第8屆金檔獎機關檔案管理機關。

 

參、參加日期：99年12月17日下午2時

 

肆、參加人員：本處林金寶、收費站沈佩玲、李克慈、林黛娜、周怡臻、周冠宏、許淑君、林鄉里。

 

伍、觀摩機關簡介：

　　高雄市左營區戶政事務所成立自民國81年7月1日 (座落本區左營大路479號三樓)【如附圖1-1】。

　　該所自97年即積極投入人力及物力經費，辦理檔案建檔、清查、庫房設備改善注挹相當之經費，以PDCA管理做檔案管理機制，並觀摩10個金檔獎機關做為標竿學習及找出該所核心價值出版「萬年風華檔案回顧展」、「國民身份證沿革之淺析」加值檔案應用，經過2年努力99年榮穫第8屆金檔獎得獎機關。

 

陸、可供本處參考學習項目

一、檔案櫃「永久檔案」及「定期檔案」標示清楚，並定製壓克力隔版作年度當隔版，保持定性不容易傾倒且按年度清楚標示【如附圖1-2】

二、檔案庫房規劃置放完善，防止停電時設夜光指示標誌。【如附圖1-3】【如附圖1-4】

三、充分利用檔案辦公室與檔案庫房牆面，製作大型作業流程圖，並設置公佈欄。【如附圖1-5】【如附圖1-6】

四、找出該所核心價值出版「萬年風華檔案回顧展」、「國民身份證沿革之淺析」及出版專區等加值檔案應用及檔案行銷。【如附圖1-7】

 

柒、可供本處學習落實執行項目：

一、檔案庫房改善：

1. 本處檔案庫房有3座，因坪數太小致檔案庫房過於分散，不利管理及設備需重複購置，亦無法統一規劃分區置放「永久檔案」及「定期檔案」，確有重新檢討必要，本案俟100年組織整併辦公處所調整時，再規劃1處適當庫房，再重新規劃完善配置空間。
2. 本處目前採護褙紙作年度隔版，未保持定性容易傾倒，確有改善必要，比照定製壓克力隔版，本案於100年度檔案管理計劃編定改善。
3. 本處庫房地板未設地板標示，為防止停電時增設夜光指示標誌及相關必要標示，本案俟日後規劃新庫房一併改善。

二、加值檔案應用及檔案行銷：

1. 找出本處核心價值設置歷史回顧或檔案展覽專區，本項將由本處保管之檔案中檢出較有價值檔案、照片、書籍等資料置放於本處設置檔案應用閱覽室展覽。
2. 另為強化本處展覽品項，將有關交通工程、養護等相關出版品設專區，置放於本處設置檔案應用閱覽室展覽。