學習心得

99年12月17日 觀摩高雄市左營戶政事務所檔案管理標竿學習心得報告

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壹、參加單位:高速公路局南區工程處、新營、新市、古坑、白河、善化、田寮、竹田收費站。

 

貳、觀摩主題:榮獲第8屆金檔獎機關檔案管理機關。

 

參、參加日期:99年12月17日下午2時

 

肆、參加人員:本處林金寶、收費站沈佩玲、李克慈、林黛娜、周怡臻、周冠宏、許淑君、林鄉里。

 

伍、觀摩機關簡介:

  高雄市左營區戶政事務所成立自民國81年7月1日 (座落本區左營大路479號三樓)【如附圖1-1】。

  該所自97年即積極投入人力及物力經費,辦理檔案建檔、清查、庫房設備改善注挹相當之經費,以PDCA管理做檔案管理機制,並觀摩10個金檔獎機關做為標竿學習及找出該所核心價值出版「萬年風華檔案回顧展」、「國民身份證沿革之淺析」加值檔案應用,經過2年努力99年榮穫第8屆金檔獎得獎機關。

 

陸、可供本處參考學習項目

一、檔案櫃「永久檔案」及「定期檔案」標示清楚,並定製壓克力隔版作年度當隔版,保持定性不容易傾倒且按年度清楚標示【如附圖1-2】

二、檔案庫房規劃置放完善,防止停電時設夜光指示標誌。【如附圖1-3】【如附圖1-4】

三、充分利用檔案辦公室與檔案庫房牆面,製作大型作業流程圖,並設置公佈欄。【如附圖1-5】【如附圖1-6】

四、找出該所核心價值出版「萬年風華檔案回顧展」、「國民身份證沿革之淺析」及出版專區等加值檔案應用及檔案行銷。【如附圖1-7】

 
附圖1-1觀摩機關:高雄市左營區戶政事務並蘇主任麗清及工作團隊合照【附圖1-1】
附圖1-2檔案櫃「永久檔案」及「定期檔案」標示清楚,並定製壓克力隔版【附圖1-2】
附圖1-3檔案庫房規劃置放完善【附圖1-3】
 
附圖1-4防止停電時設夜光指示標誌【附圖1-4】
附圖1-5利用檔案辦公室與檔案庫房牆面,製作大型作業流程圖【附圖1-5】
附圖1-6設置公佈欄【附圖1-6】
附圖1-7找出該所核心價值出版「萬年風華檔案回顧展」、「國民身份證沿革之淺析」加值檔案應用。【附圖1-7】
 

 

柒、可供本處學習落實執行項目:

一、檔案庫房改善:

  1. 本處檔案庫房有3座,因坪數太小致檔案庫房過於分散,不利管理及設備需重複購置,亦無法統一規劃分區置放「永久檔案」及「定期檔案」,確有重新檢討必要,本案俟100年組織整併辦公處所調整時,再規劃1處適當庫房,再重新規劃完善配置空間。
  2. 本處目前採護褙紙作年度隔版,未保持定性容易傾倒,確有改善必要,比照定製壓克力隔版,本案於100年度檔案管理計劃編定改善。
  3. 本處庫房地板未設地板標示,為防止停電時增設夜光指示標誌及相關必要標示,本案俟日後規劃新庫房一併改善。

二、加值檔案應用及檔案行銷:

  1. 找出本處核心價值設置歷史回顧或檔案展覽專區,本項將由本處保管之檔案中檢出較有價值檔案、照片、書籍等資料置放於本處設置檔案應用閱覽室展覽。
  2. 另為強化本處展覽品項,將有關交通工程、養護等相關出版品設專區,置放於本處設置檔案應用閱覽室展覽。

 

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