學習心得

106年8月29-31日 參加106年國家發展委員會檔案管理局-檔案管理研習班心得報告

108-12-20

壹、參加單位:交通部臺灣區國道高速公路局南區工程處總務課

 

貳、主辦單位:國家發展會員會檔案管理局

 

參、參加日期:106年8月29日-31日(3天)

 

肆、參加人員:林金寶

 

伍、機關簡介:

  國家發展委員會檔案管理局是中華民國政府檔案之最高主管機關,位於新北市新莊區行政院新莊聯合辦公大樓,隸屬國家發展委員會。主要掌理檔案法規之研修、檔案管理政策的研擬、檔案管理制度之推動、機關檔案管理作業的輔導與評鑑、檔案管理人員的培訓;以及負責國家檔案的徵集、移轉;以及提供國家檔案開放應用服務。

 

陸、授課內容可供本處參考學習項目

一、本授課內容計有檔案管理計畫作業、檔案分類與保存年限區分表編訂、檔案歸檔與點收、立案編目、清理、鑑定、機密檔案管理、檔案庫房建置、入庫保管、目錄彙送、檢調與應用、檔案推廣與加值、文書及檔案管理電腦化計13個課程。

二、本參訓課程中可供本處參考學習項目如下:

(一)檔案管理計畫作業:

  1. 應有計畫特性如計畫、緣起、需求評估、目標、方法、需求、期程。
  2. 計畫內容可宜用6w.5w.1H。
  3. 年度計畫為1年,中長期為2-4年。

(二)檔案分類與保存年限區分表編訂:

  1. 依GRS訂(修)定之規定應有清理處置及内容描述。
  2. 如何編修區分表(1)成立工作小組(2)研析機關組織及業務功能,參考機關組織法規、職掌、分層負責明細表、組織調整業務變動(3)編訂初稿(4)層送檔案局。

(三)檔案歸檔與點收:

  1. 附件書籍或指定陳列可不歸檔,附件抽存應長官核定惟續辦歸檔。
  2. 歸檔媒體,應確認可讀性,特殊媒體具有機敏性應彌封。

(四)立案編目:

  1. 案件太多應分區或分季。
  2. 重大事件或媒體有報導應立專案。
  3. 案情摘要:(1)有150字限制(2)本摘要是對「案名」及對「案卷」之補充說明。

(五)檔案清理:

  1. 檔案清理流程→檔案鑑定→變更年限、銷毀或其他處理方式。
  2. 檔案清理範圍宜5年或10年為1個區塊辦理清查、鑑定、清理銷毀,避免重要檔案被銷毀。
  3. 早期檔案保存年限不一,可參照現行GRS訂(修)定及基準表確認。

(六)檔案鑑定:

  1. 檔案鑑定流程→鑑定範圍及目的→分析機關核心業務→選擇鑑定方法→分析檔案價值(銷毀或為什麼要留)→鑑定結論→鑑定報告。
  2. 鑑定方式(1)內容鑑定:應有主題及以需求為導向。(2)職能鑑定:組織層級及與上級之關聯性。

(七)機密檔案管理:

  1. 文件產生日註記:(1)機關首長核定日(2)來文存查依來文機關發文日。
  2. 解密日期:(1)解密條件成就(2)業務單位檢討(3)屆期解密。

(八)檔案庫房建置:

  1. 位置圖:可用較活潑版例手繪版、Q版。
  2. 軟硬體:依「檔案庫房設施基準」及「機關檔案保管作業要點」辦理。
  3. 防火標章:(1)60A較好(2)60B。
  4. 消防設備:細水霧。
  5. 大尺寸附件:(1)垂掛(2)平躺(3)捲筒。

(九)入庫保管:

  1. 使用去酸卷夾,永久檔案應裝訂。
  2. 檔案文件與附件宜分開放。

(十)目錄彙送:

  1. 應將機關目錄彙送檔案局。
  2. 檔案目錄應考量民眾可易辨識之案情及個資資訊。
  3. 目錄彙送管考系統應確實執行。

(十一)檢調與應用:

  1. 民眾申請檔案應用應注意與個資有無違反。
  2. 檔案應用調閱文件儘量提供複製品。

(十二)檔案推廣與加值:

  1. 以檔案顧客為導向。
  2. 以情感共鳴,發揮檔案價值,讓外部顧客認同。
  3. 以線上展覽行銷檔案。
  4. 原件以復刻版呈現,讓檔案呈現原貌,增加描述可活化檔案原貌。

(十三)文書及檔案管理電腦化:

  1. 文檔合一節能減紙文書電子化。
  2. 應重視資訊安全與稽核。

 

柒、可供本處學習落實執行項目:

一、有關檔案管理計畫作業、檔案分類與保存年限區分表編訂、檔案歸檔與點收、立案編目、檔案清理、檔案鑑定、機密檔案管理、檔案庫房建置、入庫保管、目錄彙送、檢調與應用、檔案推廣與加值、文書及檔案管理電腦化..等課程重點,未來將檢視本處環境與資源,將課程中均有其可供本處參考學習項目落實切入各項檔案管理業務中。

二、檔案推廣與加值:

(一)以檔案顧客為導向,及以情感共鳴,發揮檔案價值,讓外部顧客認同是未來檔案展將列入其主題中。

(二)以線上展覽行銷檔案,本處增加專有網頁,將收集之照片整理出較有故趣或主題性資料規劃「非常道數位博物館」並規劃設計專有網頁,內容78年莎拉颱風高速公路水上段-新營段含93年仁德操演幻象起降、…等具有高速公路特有之檔案,惟徵集文物必須耗費很多人力去整理,未來除補足人力外,規劃委外方式辦理。

(三)原件以復刻版呈現:目前已陸續收集78年莎拉颱風、93年仁德操演幻象起降相關公文,未來將以復刻版呈現及加以描述當時事件原貌活化檔案。

 

參加106年國家發展委員會檔案管理局檔案管理研習班心得報告 106年11月8日

 
課程表圖片內容:課程表
上課現場圖片內容:上課現場
講師授課中圖片內容:講師授課中
 
參觀檔案局國家檔案展圖片內容:參觀檔案局國家檔案展
復刻版呈現公文圖片內容:復刻版呈現公文
線上展按下卷宗即可觀賞圖片內容:線上展按下卷宗即可觀賞
 
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