（一）檔案管理計畫作業：

1. 應有計畫特性如計畫、緣起、需求評估、目標、方法、需求、期程。
2. 計畫內容可宜用6w.5w.1H。
3. 年度計畫為1年，中長期為2-4年。

（二）檔案分類與保存年限區分表編訂：

1. 依GRS訂(修)定之規定應有清理處置及内容描述。
2. 如何編修區分表（1）成立工作小組（2）研析機關組織及業務功能，參考機關組織法規、職掌、分層負責明細表、組織調整業務變動（3）編訂初稿（4）層送檔案局。

（三）檔案歸檔與點收：

1. 附件書籍或指定陳列可不歸檔，附件抽存應長官核定惟續辦歸檔。
2. 歸檔媒體，應確認可讀性，特殊媒體具有機敏性應彌封。

（四）立案編目：

1. 案件太多應分區或分季。
2. 重大事件或媒體有報導應立專案。
3. 案情摘要：（1）有150字限制（2）本摘要是對「案名」及對「案卷」之補充說明。

（五）檔案清理：

1. 檔案清理流程→檔案鑑定→變更年限、銷毀或其他處理方式。
2. 檔案清理範圍宜5年或10年為1個區塊辦理清查、鑑定、清理銷毀，避免重要檔案被銷毀。
3. 早期檔案保存年限不一，可參照現行GRS訂(修)定及基準表確認。

（六）檔案鑑定：

1. 檔案鑑定流程→鑑定範圍及目的→分析機關核心業務→選擇鑑定方法→分析檔案價值（銷毀或為什麼要留）→鑑定結論→鑑定報告。
2. 鑑定方式（1）內容鑑定：應有主題及以需求為導向。（2）職能鑑定：組織層級及與上級之關聯性。

（七）機密檔案管理：

1. 文件產生日註記：（1）機關首長核定日（2）來文存查依來文機關發文日。
2. 解密日期：（1）解密條件成就（2）業務單位檢討（3）屆期解密。

（八）檔案庫房建置：

1. 位置圖：可用較活潑版例手繪版、Q版。
2. 軟硬體：依「檔案庫房設施基準」及「機關檔案保管作業要點」辦理。
3. 防火標章：（1）60A較好（2）60B。
4. 消防設備：細水霧。
5. 大尺寸附件：（1）垂掛（2）平躺（3）捲筒。

（九）入庫保管：

1. 使用去酸卷夾，永久檔案應裝訂。
2. 檔案文件與附件宜分開放。

（十）目錄彙送：

1. 應將機關目錄彙送檔案局。
2. 檔案目錄應考量民眾可易辨識之案情及個資資訊。
3. 目錄彙送管考系統應確實執行。

（十一）檢調與應用：

1. 民眾申請檔案應用應注意與個資有無違反。
2. 檔案應用調閱文件儘量提供複製品。

（十二）檔案推廣與加值：

1. 以檔案顧客為導向。
2. 以情感共鳴，發揮檔案價值，讓外部顧客認同。
3. 以線上展覽行銷檔案。
4. 原件以復刻版呈現，讓檔案呈現原貌，增加描述可活化檔案原貌。

（十三）文書及檔案管理電腦化：

1. 文檔合一節能減紙文書電子化。
2. 應重視資訊安全與稽核。

（一）以檔案顧客為導向，及以情感共鳴，發揮檔案價值，讓外部顧客認同是未來檔案展將列入其主題中。

（二）以線上展覽行銷檔案，本處增加專有網頁，將收集之照片整理出較有故趣或主題性資料規劃「非常道數位博物館」並規劃設計專有網頁，內容78年莎拉颱風高速公路水上段-新營段含93年仁德操演幻象起降、…等具有高速公路特有之檔案，惟徵集文物必須耗費很多人力去整理，未來除補足人力外，規劃委外方式辦理。

（三）原件以復刻版呈現：目前已陸續收集78年莎拉颱風、93年仁德操演幻象起降相關公文，未來將以復刻版呈現及加以描述當時事件原貌活化檔案。