學習心得

106年10月2日 參加106年彰化縣溪湖地政事務所金檔獎觀摩活動心得報告

108-12-21

壹、參加單位:交通部臺灣區國道高速公路局南區工程處總務課

 

貳、主辦單位:交通部臺灣區國道高速公路局中區工程處

 

參、參加日期:106年10月2日

 

肆、參加人員:丁課長小莉、林金寶、周宜榛

 

伍、機關簡介:

  彰化縣溪湖地政事務所於106年榮獲「第16 屆機關檔案管理金檔獎」,並於6項評比中獲得5項特優及1項優等佳績四項優等成績,率為檔案管理之觀摩標竿。

 

陸、可供本處參考學習項目

一、本活動以彰化縣地政事務所分享金檔獎籌備歷程為研討核心主軸,實地觀摩檔案保管庫房設施。藉由彰化縣地政事務所詹長容主任簡報內容含組織編制、檔案管理現況、檔案管理績效…等。

二、將其歷屆首長資料及大事紀陳列,對所史有完整紀錄。

三、檔案應用宣導品,由該所手做,並以其地方特色呈現,頗為驚豔。

四、與會人員建議:

  1. 有關計畫,應有中長程及年度計畫之計畫性結構關聯。
  2. 檔案編目及案情摘要描述內容應合宜並與歸類公文有關聯。
  3. 檔案清理宜5年為1個區塊辦理清查、鑑定、清理銷毀,避免重要檔案被銷毀。
  4. 檔案應用除了辦理檔案展亦可收集各研究報告、年報、各種檢測分析報告呈現。
  5. 檔案應用申請流程圖,不要太制式,可用卡通版或動漫來引導。
  6. 檔案庫房除一般日常檢查外,應對庫房管線及屋頂等設施檢測。

 

柒、可供本處學習落實執行項目:

一、其簡報內容精簡以文字及圖片呈現,惟較平述,本處將來簡報呈現預計以雙畫面呈現,強化簡報吸引力。

二、將收集歷屆首長資料收集具有價值照片整理,利用本處空間陳列,惟因年代久遠收集資料不易,需由各單位或退休人員提供更多資料,將研擬徵集計劃執行;另本處將檢出較有價值檔案、照片、文物陳列,目前已陸續收集當中,再視收集品項分類。

三、本處目前已成立種子館,其種子大多來自本路行道樹,未來將以種子設計相關檔案應用宣導品。

四、有關中長程計畫:應與年度計畫之計畫性結構關聯,本處目前已研擬上項計畫並執行中,惟應強化其計畫性結構關聯之呈現。

五、檔案編目:檔案編目及案情摘要描述內容是否合宜影響到後續檔案應用有效性,未來將檔案年限區分表、檔案編目、案情摘要描述做最合適關聯,提升檔案應用有效性價值性。

六、檔案清理:未來本處辦理檔案清查、鑑定、清理銷毀,將研擬5年1個區塊之清理計畫,避免重要檔案被銷毀及保留重要檔案,另針對本處獨特性檔案例戰備道演練及較有價值之檔案整理成全卷宗。

七、檔案應用:目前已收集各研究報告、年報、各種檢測分析報告..等資料,未來辦理檔案應用將可運用,另展覽等活動,另將除了高速公路的路面、橋樑、隧道、景觀.. 等如何養護,用動態攝影紀錄核心業務,利用服務區為展覽場地,吸引用路人參觀,適度應用檔案行銷。

八、檔案應用申請流程圖,將用高速小飛力來引導增加活潑性。

九、本處現有1處新增庫房約70坪,且已完成庫房構造補強,且已陸續完成網路、通信設備、監視設備..等內部設施,未來檢視本處檔案庫房不足部份後再研擬改善計劃。

 

106年彰化縣溪湖地政事務所金檔獎觀摩活動心得報告 106年10月2日

 
彰化縣溪湖地政事務所詹長容與中工本處觀摩人員圖片內容:彰化縣溪湖地政事務所詹長容與中工本處觀摩人員
與會人員圖片內容:與會人員
 
活動生動的導覽圖片內容:活動生動的導覽
首長領航樹有你向心力圖片內容:首長領航樹有你向心力
年度大事圖片內容:年度大事有公文照片
檔案宣導品圖片內容:自做檔案宣導品
 
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