學習心得

106年11月30日參加106年高速公路局中區工程處—檔案鑑定與保存年限區分表教育訓練心得報告

108-12-21
壹、參加單位:交通部臺灣區國道高速公路局南區工程處總務課

貳、主辦單位:中區工程處

參、參加日期:106年11月30日

肆、參加人員:林金寶


伍、機關簡介:
  中區工程處於民國63年5月15日奉准成立「交通部臺灣區高速公路工程局中區工程處」67年10月31日中山高速公路國道1號改制為「交通部臺灣區國道高速公路局中區工程處」。

陸、講師:檔案管理局徵集組許副組長長仕、徵集組陳科長怡佩

柒、授課內容可供本處參考學習項目
    一、本課程含蓋檔案清理、檔案鑑定、訂定保存年限區分表。  
    二、有關檔案清理、檔案鑑定可供本處學習項目:
      1. 檔案清理依「機關保存年限區分表及銷毀辦法」及「檔案保存價值鑑定規範」辦理。
      2. 檔案移轉:永久檔案已保存屆25年以上應辦理檔案保存價值鑑定,列國家檔案應經檔案局審查通過後移轉。
    三、計畫性清理:
      1. 排定分年清理類別:如劃定4至6年之計畫期程,分階段辦理,另建議預留彈性,以因應實際狀況調整。
      2. 分析核心業務職能:研析機關發展歷史沿革、大事紀或主管業務法規,掌握核心職能與業務重點。
      3. 擬定檔案審選原則及重點:思考清理範圍中應予留存之檔案重點大綱,該留存的檔案,其清理處置可能是移轉
          為國家檔案或列為機關永久保存,不具保存價值者,則於屆期後依規定程序銷毀。
      4. 辦理檔案清查並整理案名清單:透過系統產出案名清單,並藉由清查了解實體檔案保存情形 ,也可以將相關資
          訊回饋到檔案審選原則與重點之擬訂。
      5. 辦理檔案保存價值鑑定:組成檔案鑑定小組、召開檔案鑑定小組會議,再依據案名清單進行書面審選或依需求
          辦理實地審選。
    四、編訂保存年限區分表:
      1. 類目名稱:不宜過於冗長,類目名稱未具體明確。
      2. 內容描述方面:應敘明機關辦理該項業務之權責(主辦、協辦、配合上級或他機關執行等權責)、業務涉及對
          象、執行重點。
      3. 保存年限:適用「機關共通性檔案保存年限基準」之檔案,賦予適當保存年限,另類目名稱「其他」,屬較不
          重要之檔案使用,以保存5年為宜。
      4. 清理處置方面屬定期保存者,其清理處置方式區分為「依規定程序銷毀」與「屆期後鑑定 」;屬永久保存者,
          則區分為「列為國家檔案」與「機關永久保存」。

捌、可供本處學習落實執行項目:
    一、有關計畫性清理:本處研擬相關計畫將落實執行,並劃定4至6年之計畫期程及參閱講師建議列入計畫內容。
    二、有關編訂保存年限區分表:本處因應組改業務調整,擬與北中區工程處研擬編訂新版區分表定稿草案後,再召
           開處內會議,請各單位提供意見確認。

106年高速公路局中區工程處—檔案鑑定與保存年限區分表教育訓練        106年11月30日

 
  圖片內容:檔案管理局徵集組許副組長長仕
    圖片內容:檔案管理局徵集組許副組長長仕
  圖片內容:徵集組陳科長怡佩
    圖片內容:徵集組陳科長怡佩
 圖片內容:檔案清理
    圖片內容:檔案清理











 
    圖片內容:檔案銷毀
    圖片內容:檔案銷毀
  圖片內容:檔案鑑定
    圖片內容:檔案鑑定
圖片內容:訂定保存年限區分表
    圖片內容:訂定保存年限區分表
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