學習心得

109年9月11日參加檔案局辦理「檔案立案編目」學習心得報告

109-09-22
壹、參加單位:本分局秘書室       參訓人:林金寶

貳、主辦單位:國家發展委員會檔案管理局 

參、參加日期: 109年9月11日(星期五)

肆、講師:檔案管理局陳淑美組長

伍、授課內容及可供本分局修正或精進之目標,摘要如下:


 一、檔案立案及實務作業常見問題研析:
(一)規劃階段(研訂及頒行檔案分類及保存年限區分表)、承辦階段(承辦人員依規定於公文頁面註明)、
          檔管階段(檔管人員檢核及補正)
          辦理情形:目前本分局已依上項流程辦理。
(二)檔案立案:依檔案內容之性質,歸入分類表,按案情建立簡要案名。
          辦理情形:目前本分局已依上項流程辦理。
(三)編案原則:
      1. 重要案件一事一案機關重要之專案計畫、業務活動,反映機關年度或特定期間重要施政。
          辦理情形:本分局109年重要專案例:重大工程(國道3田寮2號、10號高架橋結構補強)重要專案
           (國道10號高雄環線高架橋結構補強),依上項規定辦理。
      2. 同案案件過多審酌檔案案情涉及主題/性質、辦理階段/時間、地域、機關/團體/人名等編為數案。
          辦理情形:本分局同類案件過多屬業務科108年約30934件,擬已依時間分季編案,已依上項規定辦
          理。
(四)編案前置準備工作:掌握機關核心職能、機關組織條例、辦事細則、分層負責明細、關注機關業務動
          向、重要業務、專案辦理情形、與業務單位溝通,瞭解業務現況或未來發展。
          辦理情形:本分局於年度結束後,簽請各單位提供重要業務、專案提供編案前參考,未來仍依實施運作
          情形調整,優化專案品質。

二、檔案編目及實務作業常見問題研析。
(一)檔案編目:檔案之內容及形式特徵,依檔案編目規範著錄整理後,製成檔案目錄,可供內部檢調檔案之
          用,辦理檔案保管、清查、銷毀及移轉等作業。另外部查詢應用,社會大眾可透過目錄訊息公布,瞭解
          該機關重要施政情形。
          辦理情形:本分局檔案編目均由「主旨」轉出,惟無法準確摘錄其案件之內涵,擬請各單位承辦人,撰
          寫「主旨」應明確及具體,以利內部檢調及外部檔案應用。
(二)案情摘要著錄原則:
       1.案卷之性質、重要性或目的。
       2.敘明本機關於案情之權責,如:主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業。
       3.著錄案卷內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙應明確及具體。
          辦理情形:本分局案情摘要著錄均參考承辦人撰寫「主旨」及案卷之案情摘錄,並敘明本機關於案情之
          權責,惟內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙,仍稍見生澀,未來將參考各機關摘錄情形,提升
          案情摘要著錄品質。

                             參加檔案局辦理「檔案立案編目」學習心得報告               109年9月11日

 
      圖片說明:檔案立案及實務作業常見問題研析
      圖片說明:典藏組科長簡介課程內容
      圖片說明:典講座陳淑美組長


 
      圖片說明:課程大鋼 


 
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