壹、參加單位：本分局秘書室       參訓人：林金寶

貳、主辦單位：國家發展委員會檔案管理局 

參、參加日期： 109年9月11日（星期五）

肆、講師：檔案管理局陳淑美組長

伍、授課內容及可供本分局修正或精進之目標，摘要如下：

 一、檔案立案及實務作業常見問題研析：
（一）規劃階段（研訂及頒行檔案分類及保存年限區分表）、承辦階段（承辦人員依規定於公文頁面註明）、
          檔管階段（檔管人員檢核及補正）
          辦理情形：目前本分局已依上項流程辦理。
（二）檔案立案：依檔案內容之性質，歸入分類表，按案情建立簡要案名。
          辦理情形：目前本分局已依上項流程辦理。
（三）編案原則：
      1. 重要案件一事一案機關重要之專案計畫、業務活動，反映機關年度或特定期間重要施政。
          辦理情形：本分局109年重要專案例：重大工程（國道3田寮2號、10號高架橋結構補強）重要專案
           （國道10號高雄環線高架橋結構補強），依上項規定辦理。
      2. 同案案件過多審酌檔案案情涉及主題/性質、辦理階段/時間、地域、機關/團體/人名等編為數案。
          辦理情形：本分局同類案件過多屬業務科108年約30934件，擬已依時間分季編案，已依上項規定辦
          理。
（四）編案前置準備工作：掌握機關核心職能、機關組織條例、辦事細則、分層負責明細、關注機關業務動
          向、重要業務、專案辦理情形、與業務單位溝通，瞭解業務現況或未來發展。
          辦理情形：本分局於年度結束後，簽請各單位提供重要業務、專案提供編案前參考，未來仍依實施運作
          情形調整，優化專案品質。

二、檔案編目及實務作業常見問題研析。
（一）檔案編目：檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄，可供內部檢調檔案之
          用，辦理檔案保管、清查、銷毀及移轉等作業。另外部查詢應用，社會大眾可透過目錄訊息公布，瞭解
          該機關重要施政情形。
          辦理情形：本分局檔案編目均由「主旨」轉出，惟無法準確摘錄其案件之內涵，擬請各單位承辦人，撰
          寫「主旨」應明確及具體，以利內部檢調及外部檔案應用。
（二）案情摘要著錄原則：
       1.案卷之性質、重要性或目的。
       2.敘明本機關於案情之權責，如：主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業。
       3.著錄案卷內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙應明確及具體。
          辦理情形：本分局案情摘要著錄均參考承辦人撰寫「主旨」及案卷之案情摘錄，並敘明本機關於案情之
          權責，惟內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙，仍稍見生澀，未來將參考各機關摘錄情形，提升
          案情摘要著錄品質。

                             參加檔案局辦理「檔案立案編目」學習心得報告               109年9月11日

 

圖片說明：檔案立案及實務作業常見問題研析

圖片說明：典藏組科長簡介課程內容

圖片說明：典講座陳淑美組長

圖片說明：課程大鋼