學習心得

109年10月14日-15日參加檔案局辦理「檔案管理」學習心得報告

109-10-30
壹、參加單位:高公局南區養護工程分局秘書室      參訓人:林金寶  

貳、主辦單位:國家發展委員會檔案管理局 

參、參加日期:109年10月14日-15(星期三-四)    地點:南部科學園區管理局

肆、講師:檔案管理局講座

伍、授課內容及可供本分局修正或精進之目標,摘要如下:

 
一、 檔案立案編目:
  (一)編目:
    本分局檔案編目均由「主旨」轉出,惟無法準確摘錄其案件之內涵,擬請各單位承辦人,撰寫「主旨」應明確及具體。
  辦理情形:
  擬請各單位承辦人,撰寫「主旨」應明確及具體,以利內部檢調及外部檔案應用。
  (二) 案情摘要:
    1. 案卷之性質、重要性或目的。
    2. 敘明本機關於案情之權責,如:主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業。
    3. 著錄案卷內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙應明確及具體。
  辦理情形:
  本分局案情摘要著錄均參考承辦人撰寫「主旨」及案卷之案情摘錄,並敘明本機關於案情之權責,惟內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙,仍稍見生澀,未來將參考各機關摘錄情形,提升案情摘要著錄品質。
二、 檔案清理:
  (一) 不以銷毀為目的,清理其目的促進檔案開放應用,提升檔案管理效益。
  (二) 為活化檔案空間,已有掃描檔之定期檔案其保存年限得以減半。
  辦理情形:
  本分局目前辦理檔案清理,均以計畫性清理,非以銷毀為目的,藉由計畫性清理發掘本分局檔案價值,另已有掃描檔之定期檔案其保存年限得以減半視需要予以辦理清理。
三、 檔案鑑定:掌握機關組織沿革、發展歷程、大事紀、年報等方向鑑定機關檔案價值
  辦理情形:
  本分局目前辦理檔案鑑定擬依上項資料收集整理,並提供鑑定委員參考,可發掘本分局重要檔案,另外部查詢應用,社會大眾可透過目錄訊息公布,瞭解該機關重要施政情形。
四、 檔案保管及庫房設施:
  (一) 檔案保管:
    1. 檔案修護:檔案破損應請專業人員修護。
    2. 電子媒體:應清查可讀性,並適時轉置。
  (二) 庫房安全:參考澳洲檔案館,庫房平時應備妥緊急搶救裝備,以利緊急應變搶救。
    1. 人身安全:例急救箱、塑膠手套、口罩、警示牌、手電筒等。
    2. 紀錄用品:例攝影器材、工作簿、書寫板、耐水筆、鉛筆、貼紙等。
    3. 運送遷移工具:例推車、書車、搬運箱、綁繩、膠帶等。
    4. 環境整理用具:電扇、除濕機、循環扇、空氣清淨機、吸塵器各式清掃工具等。
    5. 搶救工具:吸水紙、毛刷、 棉花棒、棉布、紙鎮等。
  辦理情形:
  擬依實作需要購買相關備品, 以利如有災害時緊急應變搶救。
五、 檔案庫房設施:檔案庫房應依「檔案庫房設施基準」設置,另密集式檔案架,照明設備安裝方向應與檔案架垂直
  辦理情形:
  本分局照明設備安裝方向另一側未與檔案架垂直,影響照明,擬修改方向。

 
 
           
 



     
 





         
 
     




     
      
 
     
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