學習心得

110年1月20日觀摩經濟部水利署北區水資源局-檔案管理標竿學習心得

110-01-29
壹、觀摩機關:經濟部水利署北區水資源局
       地址:桃園市龍潭區佳安里佳安路2號

貳、觀摩人員:秘書室-林金寶 、梁金英、周宜榛、蔡孟廷(中分局) 

參、觀摩主題:檔案管理標竿學習

肆、觀摩日期:110年1月20日 (星期三)

伍、觀摩內容:
經濟部水利署北區水資源局榮獲檔案管理局第18屆檔案管理「金檔獎」殊榮,且獲檔案立案編目、檔案鑑定與清理、檔案保管與庫房設施、檔案應用等4項特優,績效卓著,可為各機關進行檔案管理標竿機關,另為同步提升檔管品質已邀請中分局併同參加。




陸、觀摩重點及心得:
一、 可供參考學習項目:
  (一) 檔案立案編目:
    有關檔案立案編目修正,檔案目錄案係由承辦人主旨系統自動帶入,為案件精準完整性,由檔案人員編目視案情給予檢視並修正。
  (二) 檔案鑑定與清理:
    檔案鑑定目錄及檔案鑑定結果清單非常詳盡,有利檔案局審查檔案。
  (三) 檔案保管與庫房設施:
    1. 非公文類檔案:訂定非公文類檔案要點,對無公文號因公務產生之各類紀錄資料及其附件,型式包括實體書冊、文件、工程圖、地圖、照(底)片、錄影(音)及數位電腦檔案等,可有效保存非公文類檔案資料。
    2. 照片及底片使用PAD去酸材料保存,以國家檔案規格典藏。
  (四) 檔案應用:
    1. 局史館佈設空間通暢約100坪陳列機關成立公文複刻版、機關獎杯等展示完整紀錄機關歷史軌跡。
    2. 檔案應用專區網頁:檔管紀實將檔案庫房修繕前後做成影像檔,紀錄檔案庫房銳變。   
二、 可供學習落實執行項目:
  (一) 檔案立案編目:
    1. 檔案目錄是檔案應用不可欠缺的重要工具,而檔案編目旨在藉由檔案實質內容與外觀型式的描述,呈現檔案內容及業務活動情形,應落實檔案目錄提高本分局檢索效益。
    2. 本分局檔案目錄直接由承辦人主旨系統自動帶入,本案仍需承辦人配合辦理於辦畢歸檔時檢視案件精準完整性,本分局檔案人員編目視案情給予檢視並修正。
  (二) 檔案鑑定與清理:
    檔案鑑定結果清單詳盡每案均有鑑定基準,有利檔案局據以審查,俟後擬新增本項目。
  (三) 檔案保管與庫房設施:
    1. 非公文類檔案:本分局收集各項非公文類檔案實體書冊、文件、工程圖、地圖、照(底)片等,擬訂定非公文類檔案要點,以利管理無公文號因公務產生之各類紀錄資料。
    2. 本分局舊照片及底片擬使用PAD去酸材料保存,比照國家檔案規格典藏。
  (四) 檔案應用:
    1. 本分局目前有規劃「國道之南-文物區」,惟對分局史之資料較少,擬陸續收集相關資料等展示完整紀錄機關歷史軌跡。
    2. 檔案應用專區網頁:北水局網頁-檔管紀實將檔案庫房修繕前後做成影像檔,紀錄檔案庫房銳變,擬將本分局有關檔案管理紀實製錄影像檔,例本分局檔案庫房載重補強工程、收費站裁撤移交檔案、檔案月宣導影像檔等置放本分局「檔案應用主題網」有效呈現檔案管理業務。
 
110年觀摩經濟部水利署北區水資源局
檔案管理標竿學習心得檔案管理標竿學習心得照片

 
    圖片說明:檔案立案編目修正前
    圖片說明:檔案立案編目修正後
    圖片說明:內容除依規定含鑑定基準,俟後擬
    新增本項目。
    圖片說明:本分局舊照片及底片使用PAD去酸
    材料保存,比照國家檔案規格典藏。
    圖片說明:局史館佈設空間通暢約100坪陳列。
    圖片說明:機關成立公文複刻版。
    圖片說明:本分局與北區水資源局互贈宣導品。
    圖片說明:本分局及中分局檔案人員北區水資
    源局合照。

 
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