學習心得

110年10月20日參加中分局辦理「檔案分類及保存年限區分表編訂」及「檔案立案編目」學習心得報告

110-11-01
壹、參加單位:本分局秘書室

貳、主辦單位:交通部高速公路局中區養護工程分局 

參、參加日期:110年10月20日(星期二)

肆、講師:檔案管理局陳淑美組長

伍、授課內容及可供本分局修正或精進之目標,摘要如下:

 
  一、 檔案分類及保存年限區分表編訂
  (一) 類目名稱:
    以2至9個字數為宜。
    辦理情形:
    目前本分局已依上項規定辦理,惟恐無法揭示類目全貌,擬於「內容描述」再詳述,補充案卷完整性。
  (二) 基準類目編號:
    本編號時供檔案局審查「銷毀」之重要依據,各機關填寫應考慮「完全對應」,如部分對應不可使用。
    辦理情形:
    本案俟年末檢討本分局「檔案分類及保存年限區分表」再一併辦理。
 二、 檔案立案:
  (一) 檔案立案:
    依檔案內容之性質,歸入分類表,按案情建立簡要案名。
    辦理情形:
    目前本分局已依上項流程辦理。
  (二) 編案原則:
    1. 重要案件一事一案機關重要之專案計畫、業務活動,反映機關年度或特定期間重要施政。
    辦理情形:
    本分局110年重要專案例:(國道1號仁德服務區停車空間擴建工程),依上項規定辦理。
    2. 同案案件過多審酌檔案案情涉及主題/性質、辦理階段/時間、地域、機關/團體/人名等編為數案。
    辦理情形:
    本分局同類案件過多屬業務科109年約45713件,擬已依時間分季編案,已依上項規定辦理。
  (三) 編案前置準備工作:
    掌握機關核心職能、機關組織條例、辦事細則、分層負責明細、關注機關業務動向、重要業務、專案辦理情形、與業務單位溝通,瞭解業務現況或未來發展。
    辦理情形:
    本分局於年度結束後,簽請各單位提供重要業務、專案提供編案前參考,未來仍依實施運作情形調整,優化專案品質。
 三、 檔案編目:
  (一) 檔案編目:
    檔案之內容及形式特徵,依檔案編目規範著錄整理後,製成檔案目錄,可供內部檢調檔案之用,辦理檔案保管、清查、銷毀及移轉等作業。另外部查詢應用,社會大眾可透過目錄訊息公布,瞭解該機關重要施政情形。
    辦理情形:
    本分局檔案編目均由「主旨」轉出,惟無法準確摘錄其案件之內涵,擬請各單位承辦人,撰寫「主旨」應明確及具體,另檔案人員編目時再復檢並節錄完整目錄以利內部檢調及外部檔案應用。
  (二) 案情摘要著錄原則:
    1. 案卷之性質、重要性或目的。
    2. 敘明本機關於案情之權責,如:主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業
    3. 著錄案卷內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙應明確及具體。
    辦理情形:
    本分局案情摘要著錄均參考承辦人撰寫「主旨」及整卷之內容摘錄,並敘明本機關對於本案之權責,惟內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙,仍稍見生澀,擬參考各機關摘錄情形,提升案情摘要品質。
      
 
113-05-10
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