110年4月15日-16日參加檔案局辦理「檔案管理」學習心得報告
110-04-19
壹、參加單位：本分局秘書室 參訓人：王英珍、黃婉婷
貳、主辦單位：國家發展委員會檔案管理局
參、參加日期：110年4月15日-16日
地點：高雄科技大學楠梓校區
肆、講師：檔案管理局講座
伍、授課內容及可供本分局修正或精進之目標，摘要如下：
| 一、檔案立案編目： |
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（一） |
立案： |
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編案是將同一分類號性質相同或案情關聯之檔案，賦予簡要案名，未依檔案性質或重要性編案，未將專案案件編立專卷。 |
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辦理情形： |
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為精準案名之建立，擬請各業務單位視其業務運作提交109年度業務執掌辦理有關各承辦人業務執掌工程、專案工程、重大工程請提列案名，供檔案人員參考。 |
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（二） |
編目： |
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檔案案由應明確及具體，且為編目妥適性應以權責為主要陳述。 |
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辦理情形： |
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1. |
本分局檔案編目均由「主旨」轉出，無法準確摘錄其案件之內涵，已簽請各單位承辦人，撰寫「主旨」應明確及具體，敘明本機關於案情之權責，如：主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業。另110年起為編目妥適性應以權責為主要承辦及注意語意簡潔性與完整性，以利內部檢調及外部檔案應用。 |
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2. |
承辦人在同一案件，分類號皆不同的情況下，直接跟承辦人討論要歸在那一個類目較為適合，除了釐清公文與分類號的「關聯性」外，也可以加深承辦人對於該目次號的印象。 |
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（三） |
案情摘要： |
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1. |
案卷之性質、重要性或目的。 |
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2. |
敘明本機關於案情之權責，如：主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業。 |
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3. |
著錄案卷內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙應明確及具體。 |
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辦理情形： |
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本分局案情摘要著錄均參考承辦人撰寫「主旨」及案卷之案情摘錄，並敘明本機關於案情之權責，惟內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙，仍稍見生澀，未來將參考各機關摘錄情形，提升案情摘要著錄品質。 |
| 二、檔案清查清理： |
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（一） |
檔案清查： |
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是檔案資料的總盤點，需每年進行清查盤點。 |
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（二） |
檔案清理： |
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1. |
檔案清理是清查後的檔案處置行為可以其單位業務性質分階段辦理，可訂5年或10年有計畫性辦理，但不建議一年辦理一次，因其無法看出承辦業務的軌跡。 |
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2. |
不以銷毀為目的，清理其目的促進檔案開放應用，提升檔案管理效益。 |
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3. |
為活化檔案空間，已有掃描檔之定期檔案其保存年限得以減半。 |
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辦理情形： |
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本分局每年均辦理清查盤點；另辦理檔案清理，均以計畫性清理，非以銷毀為目的，藉由計畫性清理發掘本分局檔案價值。 |
| 三、檔案鑑定：掌握機關組織沿革、發展歷程、大事紀、年報等方向鑑定機關檔案價值 |
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辦理情形： |
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本分局目前辦理檔案鑑定擬依上項資料收集整理，並提供鑑定委員參考，可發掘本分局重要檔案，另外部查詢應用，社會大眾可透過目錄訊息公布，瞭解該機關重要施政情形。 |
| 四、檔案保管： |
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（一） |
檔案修護： |
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檔案破損應請專業人員修護。 |
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（二） |
電子媒體： |
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應清查可讀性，並適時轉置。 |
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（三） |
永久保存的檔案： |
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不可使用訂書針裝訂，避免訂書針生鏽破壞紙張的完整性。 |
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辦理情形： |
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本分局檔案保管均依「機關檔案保管作業要點」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理，惟仍應與時俱進持續優化檔案各項管理。 |
113-05-10
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