學習心得

110年4月15日-16日參加檔案局辦理「檔案管理」學習心得報告

110-04-19
壹、參加單位:本分局秘書室         參訓人:王英珍、黃婉婷

貳、主辦單位:國家發展委員會檔案管理局 

參、參加日期:110年4月15日-16日    
       地點:高雄科技大學楠梓校區

肆、講師:檔案管理局講座

伍、授課內容及可供本分局修正或精進之目標,摘要如下:

 
一、檔案立案編目: 
  (一) 立案:
    編案是將同一分類號性質相同或案情關聯之檔案,賦予簡要案名,未依檔案性質或重要性編案,未將專案案件編立專卷。
    辦理情形:
    為精準案名之建立,擬請各業務單位視其業務運作提交109年度業務執掌辦理有關各承辦人業務執掌工程、專案工程、重大工程請提列案名,供檔案人員參考。
  (二) 編目:
    檔案案由應明確及具體,且為編目妥適性應以權責為主要陳述。
    辦理情形:
    1. 本分局檔案編目均由「主旨」轉出,無法準確摘錄其案件之內涵,已簽請各單位承辦人,撰寫「主旨」應明確及具體,敘明本機關於案情之權責,如:主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業。另110年起為編目妥適性應以權責為主要承辦及注意語意簡潔性與完整性,以利內部檢調及外部檔案應用。
    2. 承辦人在同一案件,分類號皆不同的情況下,直接跟承辦人討論要歸在那一個類目較為適合,除了釐清公文與分類號的「關聯性」外,也可以加深承辦人對於該目次號的印象。
  (三) 案情摘要:
    1. 案卷之性質、重要性或目的。
    2. 敘明本機關於案情之權責,如:主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業。
    3. 著錄案卷內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙應明確及具體。
    辦理情形:
    本分局案情摘要著錄均參考承辦人撰寫「主旨」及案卷之案情摘錄,並敘明本機關於案情之權責,惟內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙,仍稍見生澀,未來將參考各機關摘錄情形,提升案情摘要著錄品質。
二、檔案清查清理:
  (一) 檔案清查
    是檔案資料的總盤點,需每年進行清查盤點。
  (二) 檔案清理:
    1. 檔案清理是清查後的檔案處置行為可以其單位業務性質分階段辦理,可訂5年或10年有計畫性辦理,但不建議一年辦理一次,因其無法看出承辦業務的軌跡。
    2. 不以銷毀為目的,清理其目的促進檔案開放應用,提升檔案管理效益。
    3. 為活化檔案空間,已有掃描檔之定期檔案其保存年限得以減半。
    辦理情形:
    本分局每年均辦理清查盤點;另辦理檔案清理,均以計畫性清理,非以銷毀為目的,藉由計畫性清理發掘本分局檔案價值。
三、檔案鑑定:掌握機關組織沿革、發展歷程、大事紀、年報等方向鑑定機關檔案價值
    辦理情形:
    本分局目前辦理檔案鑑定擬依上項資料收集整理,並提供鑑定委員參考,可發掘本分局重要檔案,另外部查詢應用,社會大眾可透過目錄訊息公布,瞭解該機關重要施政情形。
四、檔案保管:
  (一) 檔案修護:
    檔案破損應請專業人員修護。
  (二) 電子媒體:
    應清查可讀性,並適時轉置。
  (三) 永久保存的檔案:
    不可使用訂書針裝訂,避免訂書針生鏽破壞紙張的完整性。
    辦理情形:
    本分局檔案保管均依「機關檔案保管作業要點」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理,惟仍應與時俱進持續優化檔案各項管理。

 


 
          


 
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