學習心得

111年4月28日-29日參加「檔案管理研習班」學習心得報告

111-05-16
壹、 參加單位:本分局秘書室      參訓人:周宜榛、劉伊珊

貳、 主辦單位:檔案管理局

參、 參加日期:111年4月28日-29日

肆、 講師:檔案局講師、高雄市政府管怡珍科員、臺南市政府吳昕縈辦事員

伍、 授課內容及可供本分局修正或精進之目標,摘要如下:
一、 檔案分類及保存年限區分表編訂
  (一) 類目名稱:字數以2~9字為宜,未能具體表達業務內容或範疇者, 得於內容描述及備註說明。
  (二) 內容描述:敘明機關辦理該類目業務活動內容,並為機關於該項業務之權責(主辦、協辦、配合執行等)。
    辦理情形:本分局目前「類目名稱」皆依上項規定辦理,另「內容描述」於年終均會簽請各單位就其業務活動內容檢視並修正。
二、 檔案立案編目
  (一) 內部管理使用:經由目錄訊息呈現檔案內容、形式特徵及檔案間之關聯,可供內部查找檢調檔案之用,並據以整合產出相關目錄,俾辦理檔案保管、清查、銷毀及移轉等作業,提升檔案管理成效。
  (二) 外部查詢應用:配合檔案法第8條規定,社會大眾可透過目錄訊息公布,瞭解該機關重要施政情形,提供檔案利用途徑,促進檔案開放應用。
    辦理情形:本分局檔案編目均由「主旨」轉出,惟無法準確摘錄其案件之內涵,擬已請各單位承辦人,撰寫「主旨」應明確及具體,另檔案人員編目時再復檢並節錄完整目錄以利內部檢調及外部檔案應用。
三、 檔案入庫保管與設施建置
  (一) 檔案存放:檔案附件以與原件併同存放為原則,檔案附件另存者,應於附件標記檔號,並於原件目次表註明媒體型式、數量及存放位置。
  (二) 庫房安全維護:每日例行檢查紀錄有異常狀況,如溫溼 度異常、跳電等,立即查明原因並委請廠商進行修復異常及處理情況記錄 於「檔案庫房設施維護紀錄表」。
  (三) 檔案清查:查檢檔案保存狀況,並於紙本清查清單註記檔案狀況及後續處理建議,另完成清查後,應進行檔案清查統計並作成清查報告書,陳報長官核閱。
    辦理情形:
      1. 檔案存放:附件另存者,除依規定註明媒體型式,另新增「歸檔附件清冊」系統,經檔案人員實作使用,確實提供迅速調案及統計之功能。
庫房安全維護:除依規定每日例行檢查紀錄,每月均簽陳長官。
檔案清查:依上項流程辦理。
      2.
      3.
四、 檔案清理
  (一) 案情摘要著錄原則:
      1. 案卷之性質、重要性或目的。
      2. 敘明本機關於案情之權責,如:主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業。
      3. 著錄案卷內容涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙應明確及具體。
  (二) 檔案清理改進做法:
      1. 屆期移轉與計畫性檔案清理逐步整合。 
建立檔案清理處置機制,簡化檔案清理作業。 
      2.
    辦理情形:
      1. 本分局案情摘要著錄原則依上項原則辦理。
      2. 檔案清理改進做法:本分局檔案清理以屆期移轉與計畫性檔案清理進行,目前已辦理63年74年整合屆期移轉與計畫性檔案清理,另為建立檔案清理處置機制,簡化檔案清理作業,已建置逐年該年度「檔案概要」、「關鍵字」、「檔案價值評析」。

111年4月28日-29日
參加檔案管理局辦理「檔案管理研習班」學習心得照片
圖片說明:檔管局檔案徵集組許長仕副組長簡介課程內容。
    圖片說明:檔管局檔案徵集組許長仕副組長簡介
    課程內容。
111.5.16-圖片說明:交通部民用航空局夏麗娟簡介課程內容。
    圖片說明:交通部民用航空局夏麗娟簡介課程
    內容。
 
111.5.16-圖片說明:高雄市政府社會局管怡珍科員簡介課程內容。
    圖片說明:高雄市政府社會局管怡珍科員簡介
    課程內容。
111.5.16-圖片說明:臺南市政府秘書處吳昕縈辦事員簡介課程內容。
    圖片說明:臺南市政府秘書處吳昕縈辦事員簡介
    課程內容。
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