學習心得

113年3月29日觀摩中分局辦理「文書及檔案管理」標竿學習心得

113-05-09
壹、參加單位:本分局秘書室      參訓人:秘書室主任:李麗美  、秘書室文書檔管人員:張雅茹、黃婉婷

貳、主辦單位:交通部高速公路局中區養護工程分局

參、參加日期:113年3月29日

肆、觀摩主題:文書及檔案管理標竿學習

 
伍、 觀摩內容:
  交通部高速公路局中區養護工程分局近年屢獲高公局所屬機關公文檢核成績第1名,為提升文書及檔案管理品質,提供觀摩活動相互切磋學習機會。

觀摩重點及心得:
一、觀摩重點:
  1. 檔案點收立案編目:
    (1) 制定文書檔案管理相關要點,並落實與各單位之間的平行聯繫溝通。
    (2) 著重將相關連性的檔案進行妥適分類,重要的案件業務做專案處理。
    (3) 歸檔清單須在檔案點收時注意除了紙本資訊外是否有將其他附件相關訊息填寫完整。
    (4) 機密檔案會協助承辦人妥善選擇保密期限和解密條件並在封套外寫下正確的檔案資訊。
  2. 檔案清理鑑定:
    (1) 定期辦理檔案鑑定移轉會議,進行檔案屆期移轉與銷毀作業。
    (2) 將早期(91.1.1前)的檔案依照屬性修改案名案由。
  3. 檔案庫房管理:
    (1) 定期做火災、水害模擬應變演練,隨時注意庫房週邊環境狀況,並預留15年以上的檔案保存空間。
    (2) 附件用巻盒按照檔號分類排列於檔案櫃上。
  4. 檔案應用:
    (1) 在服務區舉辦檔案展,借由活動展現分局的核心主題業務與民眾互動分享。
    (2) 在分局內部設立文物陳列室供民眾參觀,另外也提供線上頁面方便民眾線上申請檔案相關資訊。
  5. 分局對內對外與各機關之間的學術交流:
    (1) 對內推動數位學習,運用優質平台所提供的線上教學增進文書檔管人員實務上的相關訊息,並定期舉辦教育訓練。
    (2) 對外參加檔案局舉辦的研習班,並實地參訪各類型機關進行雙向交流獲取正面效益。

二、觀摩心得:
  這次藉由兩位講師的分享看到中分局在文書檔案管理上的努力精進,本分局亦在檔案點收、立案、編目、清理、鑑定、應用、庫房管理以及對內、對外與各機關之間的學術交流等各方面作出調整並與時俱進。
檔案是每個時代的縮影,從文書經由編目成為檔案,再演進成永久保留或是屆期銷毀,每個環節都是息息相關的。
檔案管理需細心謹慎,將文件按照對應的檔號分門別類,有助於往後的資料統整,也讓大眾藉由文字、影像更能了解到身處不同時空的各種樣貌。
 
113年觀摩交通部高速公路局中區養護工程分局
文書及檔案管理標竿學習心得照

 
活動現瑒 中分局分局長致詞
活動現瑒 中分局分局長致詞
   
上課內容 中分局一隅
上課內容 中分局一隅
   
中分局一隅-2 中分局一隅-3
中分局一隅 中分局一隅
   
文物陳列 文物陳列-2
文物陳列 文物陳列
   
檔案庫房大型附件擺放方式 檔案庫房一般附件擺放方式
檔案庫房大型附件擺放方式 檔案庫房一般附件擺放方式


 
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