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學習心得

113年6月21日觀摩北分局辦理「文書及檔案管理業務研討會」標竿學習心得

113-07-09
壹、 參加單位：本分局秘書室      參訓人：秘書室李麗美主任、秘書室文書檔管人員：張雅茹、劉伊珊
 
貳、 主辦單位：交通部高速公路局北區養護工程分局
 
參、 參加日期：113年6月21日
 
肆、 觀摩主題：文書及檔案管理標竿學習
 
伍、 觀摩內容：高公局之研商交通部部屬各機關112年公文檢核結果檢討113年公文績效管理精進會議，汲取他機關經驗與特色，增進本分局檔案管理作業成效。
 
觀摩重點及心得：
一、 觀摩重點:
  (一) 文書流程管理簡化精進作為：
    1. 分層負責授權核判
    2. 簡化、建立SOP、例稿、定型化
    3. 運用資訊技術(電子化方式)執行文書流程管理相關工作
    4. 併案
  (二) 檔案點收：
    1. 歸檔清單須在檔案點收時注意除了紙本資訊外是否有將其他附件相關訊息填寫完整。
    2. 加強宣導承辦人歸檔時公文上之騎縫章須蓋完整，減少漏章，歸檔的附件資料也須檢查是否歸檔完整，避免缺漏以減少日後調閱檔案之資料完整性。
  (三) 檔案庫房管理：
    1. 定期舉辦檔案清查及銷毀，以便日後增加年度檔案卷盒之空間。
    2. 附件檔案櫃上加裝繩索，避免地震來時附件盒掉落。
    3. 各項歸檔附件放置附件盒內，外觀整齊又美觀。
二、 觀摩心得：
  藉由這次觀摩機會至北分局參訪，由北分局秘書室唐偉文主任向本次參加人員介紹該分局在文書檔案管理業務上之精進作為，並與其他分局進行經驗交流分享，並參觀檔案庫房。
進入庫房前北分局檔管同仁說他們庫房是兩道防護(密碼鎖及門禁嗶卡)管制人員進出，檔管庫房附件放置方式，均統一放入專用附件盒內，外觀上看起來美觀又整齊，以及加裝繩索防止地震來時掉落。
目前本分局檔案庫房移動櫃已加裝防震連動桿，但並未統一放入專用附件盒內，或可研議參照此作法。透過此次與其他機關同仁互相交流分享是否有更好的管理建議，透過經驗分享、交流討論、互相學習，期許彼此的文書及檔案管理業務更為精進，獲益良多。
 
113年觀摩交通部高速公路局北區養護工程分局
文書及檔案管理業務標竿學習研討會心得照
 
研討會現場，北分局秘書室唐偉文主任為各位同仁講解簡報 附件檔案櫃上加裝繩索，避免地震來時附件盒掉落
  研討會現場，北分局秘書室唐偉文主任為各位同仁講解簡報     附件檔案櫃上加裝繩索，避免地震來時附件盒掉落  
簡報結束後與同仁交流經驗分享 北分局檔案庫房定期附件擺放方式
  簡報結束後與同仁交流經驗分享     北分局檔案庫房定期附件擺放方式
 		  
北分局檔案庫房檔案櫃清單標示 北分局、一分局及本分局文書檔案人員大合照
  北分局檔案庫房檔案櫃清單標示     北分局、一分局及本分局文書檔案人員大合照  

 
113-07-09
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