中華民國100年7月 July. 2011

辦理採購作業應注意事項

 ─採購作業較常發生之錯誤態樣彙整(上)

國工局工務組林旭堂/撰稿

政府採購法自民國88年5月27日施行至今已經過12年,各機關辦理採購雖有所依循,但仍有甚多施行不當之處,行政院公共工程委員會所屬之中央採購稽核小組去年至今年3月到各機關稽核採購案,列出各機關應注意事項並函各機關,現特將其重點整理如後供同仁參考,請同仁留意並避免犯錯:

一、準備招標文件
◎請留意其內容之一致性,以免有「政府採購錯誤行為態樣」一、(九)「招標文件中之資料錯誤,例如:…前後矛盾…」或該態樣六、(八)「公告內容與招標文件之內容不一致…」之情事。承辦同仁應詳細審視諸如公告內容與招標文件內容、評選須知與投標須知、投標須知與契約文件等,避免內容前後矛盾,致生爭議,延宕採購效率。
◎不得於招標文件規定「廠商之投標文件有未檢附電子領標憑據等情,其所投之標為不合格標。」其有規定者,該部分無效。
◎應留意並配合更正政府採購法主管機關修正後之相關文件(例如:使用舊版「投標廠商聲明書」,該聲明書已於99年4月30日修正),及相關法令修正發布,適時修正招標文件規定及辦理審標(例如:機關於98年11月11日以後公告招標之採購案,招標文件有關廠商之納稅證明、信用證明規定,仍延用修正前之「投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準」第3條第5項、第4條第1項第5款規定;又如99年4月29日以後公告招標之採購案,最低標廠商標價偏低時,應依行政院公共工程委員會新修正之「依政府採購法第五十八條處理總標價低於底價百分之八十案件之執行程序」辦理。)。
◎投標廠商要求投標文件之發還,應依政府購法施行細則第57條規定辦理,尚不得於招標文件規定廠商投標文件一律不予發還。
◎訂定基本資格時,有關廠商或其受雇人、從業人員具有專門技能之證明者,除依法令就一定專門技能人員之人數為規定者外,不得對其人數予以限制。
◎非特殊或巨額採購不得規定特定資格;特殊或巨額採購訂定特定資格,應依「投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準」評估廠商家數及檢討有無限制競爭。
◎允許廠商共同投標者,招標文件應依共同投標辦法規定載明規定事項。例如:投標文件應由共同投標廠商各成員共同具名,或由共同投標協議書指定之代表人簽署、押標金繳納方式、對共同投標廠商之代表人通知之效力、契約價金領受方式等。
◎招標文件規範內容之妥適性宜請留意,例如:招標文件載有諸如「投標廠商未攜帶與登記印鑑相同之印章,以棄權論」字樣,將造成廠商於同時間內只能參與一個機關標案之開標或減價,顯不合理。
◎採公開招標或選擇性招標辦理之採購,應於招標文件標示開標時間及地點。
◎履約期限以日曆天計算者,其星期例假日、國定假日或其他休息日,是否計入,應於契約中預為明定。
◎部分機關招標文件仍載有諸如「廠商不得異議」字樣,牴觸政府採購法第75條及第102條所定廠商得提出異議之情形,應請留意。
◎採購金額與預算金額有別,原招標公告及招標文件已敘明後續擴充之期間、金額或數量者,採購金額應將擴充項目所需金額計入,而非逕以預算金額填入。

二、決定招標方式
◎機關辦理採購,除符合政府採購法施行細則第13條所定得分別辦理之情形外,不得意圖規避政府採購法之適用,分批辦理公告金額以上之採購。其有分批辦理之必要,並經上級機關核准者,應依其總金額核計採購金額,分別按公告金額或查核金額以上之規定辦理。
◎機關依政府採購法第22條第1項規定辦理限制性招標,應就個案敘明符合政府採購法第22條第1項各款情形之一,並簽報機關首長或其授權人員核准,而非僅敘明擬採款次照錄法條文字逕行簽報;並應留意是否確實符合各該條款之適用情形。例如:招標時間充裕或履約期限寬鬆,卻簽請機關首長或其授權人員核准依政府採購法第22條第1項第3款規定以緊急採購為由,採限制性招標,逕洽特定廠商辦理。
◎機關辦理最有利標案件前,應就個符合政府採購法施行細則第66條所稱之「異質」情形進行檢討。

三、開標程序
◎機關辦理採購,應就開(決)標結果製作紀錄,並載明必要事項,開標結果如投標廠商名稱…等事項,依政府採購法施行細則第51條第1項之規定,載明於開標紀錄中,流標紀綠所記載事項準用該項規定,並應記載流標原因;決標結果,如審標結果…等事項,依政府採購法施行細則第68條第1項之規定,載明於決標紀錄中,廢標紀錄所記載事項準用該項規定,並應記載廢標原因。
◎機關辦理公告金額以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收,除有特殊情形者外,應由其主(會)計及有關單位會同監辦。上述特殊情形,係指符合機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法第5條所定各款情形之一,且經機關首長或其授權人員核准(應以逐案簽辦為原則)者;並請留意該辦法第6條,關於機關首長或其授權人員不得為上述核准之情形。
◎開標前之應辦程序未辦妥,例如:漏通知上級機關監辦;底價尚未訂定;無人主持。

四、審標程序
◎機關辦理採購,有3家以上合格廠商投標,開標後有2家以上廠商,有押標金未附或不符合規定、投標文件為空白文件、無關文件或標封內空無一物、資格、規格或價格文件未附或不符規定、標價高於公告之預算或公告之底價,或其他疑似刻意造成不合格標之情形者,致僅餘一家廠商符合招標文件規定者,應留意行政院公共工程委員會95年7月25日工程企字第09500256920號令,及留意是否有政府採購行為錯誤態樣十一(十)「明顯不符合資格條件之廠商參與投標。」及十一(十一)「廠商問彼此製造競爭假象…」等情形,保持警覺,並為適法之處理。
◎允許廠商共同投標,審標時應檢視共同投標廠商檢附之共同投標協議書是否已經公證或認證。
◎審查投標文件之結果應通知投標廠商,對不合格之廠商,並應敘明其原因,並注意政府採購法施行細則第61條「應於審查結果完成後儘速通知,最遲不得逾決標或廢標日十日」之規定。

五、評選作業
◎機關依政府採購法第22條第1項第9款規定辦理評選,採購評選委員會依招標文件規定評選出優勝廠商,即代表該廠商投標文件內容已被接受,不應再強制要求廠商修正。該廠商拒絕修正時,機關如不接受該廠商之標,並無適法依據。機關如欲洽廠商修正,應於評選出優勝廠商前,利用政府採購法第56條、第57條規定之協商程序。
◎機關洽優勝廠商議價時,得先議定價格以外之條件(所議定之內容,不得更改原招標文件之規定,或降低廠商投標文件所承諾之內容,且不應強制廠商修正投標文件內容),再參考廠商之報價訂定底價建議金額,議定價格後決標。
◎機關辦理評選案件,對於評選委員之決議如發現有違反政府採購法之情形,機關不得接受。評選結果如有需評選委員會再予檢討者(例如價格不合理、評選結果有明顯差異卻未處理等),敘明意見及理由,將評選結果退回評選委員會;該採購之評選作業有足以影響採購公正之違法或不當行為者,應依政府採購法第48條第1項第2款規定不予決標。
◎工作小組應依據評選項目或採購評選委員會指定之項目,就受評廠商資料擬具初審意見,載明:一、採購案名稱,二、工作小組人員姓名、職稱及專長,三、受評廠商於各評選項目所報內容是否符合招標文件規定,四、受評廠商於各評選項目之差異性等事項,連同廠商資料送採購評選委員會評選參考;工作小組所擬具之初審意見不宜過簡或有闕漏情形,例如:初審意見僅標示服務建議書頁碼,甚或空白未將受評資料予以摘述。
◎最有利標決標案件,如價格納入評分者,其所占總滿分之比率,不得低於百分之二十,且不得逾百分之五十。
◎機關應於採購評選委員會成立時,一併成立三人以上之工作小組,其任務為協助評選委員會辦理與評選有關之作業,且其中至少應有一人具有採購專業人員資格。