辦理採購作業應注意事項
─採購作業較常發生之錯誤態樣彙整(下)
五、評選作業
◎採購評選委員會議紀錄及評分彙整總表應記載事項，應依「最有利標評選辦法」第23條及「採購評選委員會審議規則」第6條之1及第11條規定予以載明。
◎個別評選委員對廠商之評選結果，明顯異於其他委員，或個別評選委員對廠商於個別評選項目之評選結果，明顯異於其他委員，採購評選委員會應依「採購評選委員會審議規則」第6條第2項規定辦理。
◎機關辦理評選，於委員評選後彙整製作之總表，應記載採購案、各受評廠商名稱及標價、本委員會全部委員姓名、職業、評選優勝廠商或評定最有利標會議之出席委員姓名、各出席委員對於各受評廠商之評分或序位評比結果，全部出席委員對各受評廠商之總評選結果。
◎機關辦理評選，其發函予派兼或聘兼採購評選委員會委員時，如委員名單尚於保密階段，應以密件發函，並對各委員分繕發文。
◎機關辦理評選，依規定應成立之採購評選委員會，除評選項目、評審標準及評定方式有前例或條件簡單者，得由機關自行訂定或審定，於開標前成立外，本委員會應於招標前成立，以便辦理訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準及評定方式等事項。
◎機關依政府採購法第22條第1項第9款至第11款採限制性招標辦理公開評選優勝廠商或勘選適合需要之房地𠖳（準用最有利標），如有2家以廠商為同一優勝序位者，應以標價低者優先議價，惟如招標文件已訂明固定服務費用或費率，或如該等廠商標價又相同時，始準用最利標評選辦法第14條及第15條之1規定辦理。
六、底價訂定
◎辦理公告金額以上且非屬重複性之採購，依政府採購法施行細則第53條規定「應由規劃、設計、需求或使用單位提出預估金額及其分析後，由承辦採購單位簽報機關首長或其授權人員核定」辦理。
◎採議價方式辦理之採購案應參考議價廠商報價訂定底價，再與該廠商辦理議價程序。
◎限制性招標採比價方式辦理案件，如開標時僅有1家廠商投標而當場改為議價，應依政府採購法施行細則第54條第3項規定，再參考議價廠商之報價或估價單，重新檢討核定底價，不得逕沿用原先所核定之底價。
七、決標程序
◎機關辦理公告金額以上採購之招標，除有特殊情形者外，應於決標日起30日內，將決標公告刊登於政府採購公報，並以書面通知各投標廠商。無法決標者，亦同（尚不得僅通知得標廠商或僅通知合格但未得標之廠商）；辦理未達公告金額但逾公告金額十分之一之採購，應依政府採購法第62條規定，將決標資料定期彙整送行政院公共工程委員會，或刊登決標公告。
◎機關辦理逾新台幣10萬元之採購，其依政府採購法第62條規定辦理決標資料定期彙送者，彙送期限係比照政府採購法施行細則第84條第3項規定，為自決標日起30日內。
◎機關辦理最有利標預先於招標文件公告固定費用（率），並以該費用（率）決標，遇最有利標或優勝廠商報價低於該費用（率）者，依廠商自願減價之費用（率）決標。
◎機關辦理最有利標採購案，應確定擬決標標的價格合理，無浪費公帑情形後，方得決定最有利標。
◎機關「異質採購最低標」方式辦理之採購案件，應依機關異質採購最低標作業須知辦理，且依上開須知第10點，有關訂定審查標準及成立審查委員會、工作小組，應比照政府採購法所定最有利標評選辦法及採購評選委員會之相關規定辦理之。
八、履約程序
◎機關辦理工程採購，應督責監造廠商確實依契約規定辦理監造，及就相關報表確實填列，另隨時就監造廠商相關報表是否覈實填列予以審核，以免發生監造廠商於監造過程未覈實填列報表（如監工日報表、材料規格及品質查核…等未詳實填列），而有監造不實情事，機關卻未適時發現。
◎機關辦理依實作數量結算之工程採購案件，例如依廠商實際出工人數、機具使用時（天）數結付工程款項者，應就廠商人員及機具實際派遣或使用情形，確實控管並派員監督，以免與事實有出入或無法確認廠商實際出工人數或機具使用情形，甚或有廠商以不實履約文件，詐領或溢領契約價金之不法情事。
九、契約變更
◎機關辦理採購，於決標後，如因故有辦理契約變更（就該契約標的之規格、價格、數量或條款變更，或追加契約以外之新增工作）之必要，其變更應擇「採購契約變更或加減價核准監辦備查規定一覽表」適當項次審慎為之；如有變更延長履約期限之需，所增加之期限應合理訂定之。
◎機關辦理契約變更或加減價情形，致原決標金額增加者，就增加之金額，應依政府採購法第61條或第62條規定辦理決標結果之公告或彙送。
◎機關辦理工程採購，履約期間工務會議決議改變原契約約定之施工及材料檢驗方式繼續施工，應依規定辦理採購契約變更程序。
十、驗收作業
◎機關辦理工程採購，應於收到承商書面通知竣工日期起7日內會同監造單位及廠商，依據契約、圖說及貨樣核對竣工之項目及數量，確定是否竣工，政府採購法施行細則第92條定有規定，尚不得逕交監造廠商確認竣工；有初驗程序者，機關應於收受全部資料之日起30日內辦理初驗，並作成初驗紀錄，初驗合格後，除契約另有規定者外，機關應於20日內辦理驗收，並作成驗收紀綠；無初驗程序者，除契約另有規定者外，機關應於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後30日內辦理驗收，並作成驗收紀錄。勞務財物採購準用前開規定。
◎驗收結果與契約、圖說、貨樣規定不符者，應通知廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨，尚不得就廠商改善（或拆除、重作…等）期限未予規定。至驗收結果與規定不符，而不妨礙安全及使用需求，亦無減少通常效用或契約預定效用，經機關檢討不必拆換或拆換確有困難者，得於必要時減價收受；尚非驗收結果與規定不符，一律得採減價收受方式辦理。
◎辦理驗收之主驗人應由機關首長或其授權人員指派適當人員擔任，受指派之之員如未能辦理驗收，尚不得逕洽其他人員代理，仍應依適當程序為之（如簽報機關首長或其授權人員另行指派適當人員擔任）。
◎機關辦理採購之驗收，不及於契約或政府採購法施行細則第92條至第94條所定期限內辦妥，致必須延期者，應經機關首長或其授權人員核准。
◎機關辦理查核金額以上採購，上級機關如未派員監辦授權機關自行辦理，相關紀錄（如開標、比價、議價、決標或驗收紀錄）之上級機關簽名欄位應就其情形予以載明，而非留白。
十一、其他不法不當行為
◎機關辦理採購，如有一再流（廢）標，無法決標之情形，宜就流（廢）標之原因進行檢討，不宜未經檢討而逕予重複上網招標，並應留意行政院公共工程委員會92年6月5日工程企字第09200229070號令，有關政府採購錯誤行為態樣十三、其他不法不當行為（四）「妨礙採購效率（例如一再開標流標廢標不知檢討）。」之情形。
以上僅列出99年1月至本年3月底止，行政院公共工程委員會所屬之中央採購稽核小組到各機關稽核採購案所稽核到之缺失及應注意事項，請同仁留意並避免有所列之錯誤態樣。
同仁都知道政府採購法經常修正，相關解釋函亦經常表示該解釋函不再適用，行政院公共工程委員會編著之「政府採購法令彙編」目前已發行至第24版（99年9月出版，封面右上角編號「法規叢書021-23」），就算該第24版本亦已有甚多修正之處，可能最近會再出版第25版，但同仁手頭上所使用之版本很多已非常老舊，建議捨棄不再使用或使用最新版本；另行政院公共工程委員會均會即時上網更新修正之條文，不再適用之解釋函亦為註明，可確認該網站之條文及相關解釋函為最新之版本，故請同仁應常上該會網站瀏覽，以免誤用舊條文而有所牴觸。
參考公文：
◎行政院公共工程委員會99年5月12日工程稽字第09900189130號函。
◎行政院公共工程委員會99年7月29日工程稽字第09900306460號函。
◎行政院公共工程委員會99年12月23日工程稽字第09900518971號函。
◎行政院公共工程委員會100年3月1日工程稽字第10000075371號函。
◎行政院公共工程委員會100年5月23日工程稽字第10000189761號函。