中華民國100年5月 May. 2011

減紙小撇步

高公局秘書室/陳淑鳳

一、雙面列印文書
公文書請採雙面列印(書證類、公告類除外)。

二、機關群組不展開
(一)受文者得以群組名稱表示者,應直接以該群組名稱呈現、列印或轉交換檔,不可將群組展開。
(二)受文者如得以明確之總稱概括表示時,應避免採分別逐一書名全銜方式處理。

三、公文附件不亂送
(一)得於網路查詢下載之文件,勿再隨文發送。
(二)受文者應收之附件各不相同者,請分別辦稿或分別附送紙本。

四、減少複製來文附件
(一)直接利用來文附件填報回復資料隨稿陳判,無需重覆複製。
(二)來文附件須轉發他機關者,直接利用來文附件隨稿陳判,無需重覆複製。
(三)歸檔文稿,同一種附件以1份為限。

五、減少影印佐參資料
(一)簽辦公文需附前案資料佐證或供參時,儘量以調閱檔案原卷附陳方式為之。
(二)如以前案抄本或影本附陳者,其總頁數儘量以不超過5頁為原則。

六、內部會辦不行文
(一)同一機關內部各單位洽辦公務時,應以便簽、原文影印分送會簽或以電子方式處理。
(二)機關內部通報性質之公文,得利用機關內部網路,以公務訊息郵件方式告知。